Home » Uncategorized » Las 5 Leyes de un Email.

Las 5 Leyes de un Email.

En mis años de inicio profesional aprendí que un mensaje es exitoso cuando logra la acción que contiene.

En el mundo tecnológico de hoy la comunicación por correo electrónico es muy importante para el proceso de trabajo de todo profesional. Sin embargo mucha de la información que se transmite no logra el impacto deseado. Muchos de los mensajes que recibidos pueden haber sido copiados innecesariamente, otros son irrelevantes y algunos difíciles de comprender.

Según el sitio web Pingdom, la cantidad de mensajes que un profesional promedio recibe y envía a diario puede es  cerca de 100 siendo el 60% de ellos correos irrelevantes. Del resto, cada mensaje lleva un propósito específico y cada remitente pelea por la atención del destinatario. En consecuencia, para lograr la atención y la ejecución de acciones de su mensaje  es necesario seguir ciertos consejos claves durante su preparación.

1. El propósito del mensaje

Es importante establecer cuál es el fin perseguido por el mensaje.

Si su mensaje es  informativo, si requiere información del destinatario o si clarifica algún punto deberá establecerse de forma clara y detallada. De igual forma necesita considerar a quien va dirigido, quienes deben ser copiados y que datos deben ser incluidos.

2. Asunto

La acción principal deberá indicarse en la línea de Asunto (Subject:) identificando las piezas  de información clave para los destinatarios. Si necesita la revisión de un plan de trabajo y comentarios en una fecha específica deberá indicarlo de forma directa. Algo así como:   “Subject:” Plan de trabajo-revisar adjunto- enviar comentarios-viernes 27.

En el caso que reenvío información sobre un mensaje usualmente agrego un nuevo Asunto con /// separándolo del anterior.

3. Redacción

  •  Mantenga su mensaje breve y conciso.
  •  Los puntos más importantes deberán ir en el primer párrafo  estableciendo las acciones y detallando la responsabilidad de los destinatarios. En el caso de correos informativos los detalles van al inicio seguidos por datos de soporte.  Recuerde agregar como archivo adjunto cualquier información extensa.
  • Evalúe marcar en negrilla o subrayar nombres, acciones y puntos claves.
  • Liste los puntos de forma ejecutiva. El listado numérico permite una rápida referencia posterior.
  • Una vez preparado el mensaje revise cuidadosamente y confirme si se enfoca en su propósito inicial y en las acciones requeridas o si necesita incluir o eliminar algunos puntos ya establecidos.
  • Revise faltas ortográficas.

4. Tiempo

Escoja el mejor momento para enviar su correo. Al final del día o inicio de un fin de semana el impacto podría ser menor que por la mañana o el inicio de semana.

5. Urgencia

Recuerde que el correo es una herramienta de una vía. No sabemos cuando la persona podrá leer el mensaje así que en el caso de un mensaje de urgencia con acciones críticas, llame a la persona y solicite la lectura y respuesta del mensaje o use el mismo como información adicional al tema discutido.

Que otras técnicas aplica usted cuando prepara sus correos?

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Enter your email address to follow this blog and receive notifications of new posts by email.

Join 12 other followers

%d bloggers like this: